استعلام اصالت اسناد راهی مطمئن برای اطمینان از جعلی نبودن وکالتنامه، اقرارنامه، تعهدنامه و سایر اسنادی است که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده اند. با توجه به افزایش جعل وکالتنامه در معاملات خودرو و ملک، انجام این استعلام پیش از هر معامله ای ضروری است و کارشناس کافی نت 365 با دیدن تصویر سند، نتیجه تصدیق را در همان روز اعلام می کند.
استعلام اصالت اسناد چیست و چرا اهمیت دارد؟
از زمان راه اندازی سامانه ثبت الکترونیک اسناد، هر سندی که در دفترخانه تنظیم می شود یک شناسه یکتا و رمز تصدیق دارد که معمولا بالای سند چاپ شده است. با وارد کردن این اطلاعات در سامانه استعلام سازمان ثبت، خلاصه اطلاعات سند مانند نوع سند، تاریخ تنظیم، دفترخانه و در برخی موارد وضعیت اعتبار یا ابطال آن نمایش داده می شود. این خدمت برای خریداران خودرو با وکالت، خریداران ملک، بانک ها، ادارات و وکلا کاربرد دارد. به ویژه در معاملات وکالتی باید مطمئن شوید وکالتنامه عزل یا باطل نشده است.
مدارک لازم برای استعلام اصالت اسناد
مدارک و اطلاعات مورد نیاز:
- تصویر واضح سند رسمی (وکالتنامه، اقرارنامه، تعهدنامه و مانند آن)
- شناسه یکتا سند (عدد چند رقمی چاپ شده روی سند)
- رمز تصدیق سند
- در صورت نیاز، کد ملی یکی از اصحاب سند
اسناد قدیمی که پیش از شهریور 1392 و راه اندازی ثبت الکترونیک تنظیم شده اند شناسه یکتا ندارند و استعلام آن ها باید از طریق دفترخانه تنظیم کننده انجام شود.
شرایط و پیش نیازها
- سند باید دارای شناسه یکتا و رمز تصدیق باشد
- اطلاعات باید دقیقا مطابق سند وارد شود
- استعلام آنلاین برای اسناد تنظیم شده از شهریور 1392 به بعد ممکن است؛ اسناد قدیمی تر از دفترخانه استعلام می شوند
مراحل انجام استعلام اصالت اسناد در سامانه
مراحل استعلام اصالت سند:
- دریافت تصویر سند از متقاضی و استخراج شناسه یکتا و رمز تصدیق
- ورود به سامانه تصدیق اصالت اسناد (confirm.ssaa.ir یا میز خدمات الکترونیک ssaa.ir)
- وارد کردن شناسه یکتا، رمز تصدیق و حاصل جمع کد امنیتی
- مشاهده و مقایسه اطلاعات نمایش داده شده با متن سند
- اگر پیام نبودن سند نمایش داده شد، بررسی احتمال ابطال سند یا خطای ورود اطلاعات
- ارسال نتیجه استعلام برای متقاضی
هزینه و زمان انجام کار
استعلام اصالت اسناد در سامانه رسمی عموما رایگان است. اگر برای استعلام در سامانه سازمان ثبت مبلغی تعیین شود، همان مبلغ در درگاه رسمی پرداخت می شود و به آن اضافه نمی کنیم. کارمزد ما برای هر سند پیش از استعلام اعلام می شود و اگر چند سند دارید، یکجا محاسبه می شود. نتیجه معمولا در کمتر از یک ساعت اعلام می شود.
اشتباهات رایج و نکات مهم
مقایسه نکردن جزئیات
صرف نمایش اطلاعات کافی نیست؛ نام طرفین، تاریخ و موضوع سند باید با نسخه ای که در دست دارید مطابقت کامل داشته باشد.
وکالتنامه عزل شده
ممکن است وکالتنامه اصل باشد اما بعدا عزل شده باشد. در معاملات مهم، علاوه بر استعلام آنلاین، از دفترخانه نیز استعلام بگیرید.
عکس ناخوانا
اعداد شناسه و رمز تصدیق طولانی هستند؛ عکس تار باعث خطا در استعلام می شود.
چرا استعلام اصالت اسناد را به کافی نت 365 بسپاریم؟
یک اشتباه کوچک در معامله ای که با سند جعلی انجام شود می تواند خسارت سنگینی به همراه داشته باشد. کارشناسان ما استعلام را دقیق انجام داده و نکات مشکوک را به شما اطلاع می دهند.
برای استعلام اصالت اسناد کافی است عکس صفحه اول سند را در واتساپ بفرستید؛ ما شناسه یکتا و رمز تصدیق را از بالای سند می خوانیم، در سامانه تصدیق اصالت اسناد وارد می کنیم و متن نمایش داده شده را کنار سند شما قرار می دهیم تا تفاوت ها دیده شود. تصویر وکالتنامه یا اقرارنامه شما فقط برای همین تطبیق استفاده می شود. برای بررسی ملک پیشنهاد می کنیم استعلام سند تک برگ و وضعیت ملک را هم انجام دهید. در معاملات خودرو، استعلام خلافی خودرو و در معاملات چکی استعلام چک صیادی هم مفید است. سایر خدمات را در خدمات سازمان ثبت ببینید.
مسیر سفارش استعلام اصالت سند
ابتدا نوع سند و تاریخ تنظیم آن را اعلام می کنید؛ اگر سند پیش از شهریور 1392 تنظیم شده باشد، از همان ابتدا می گوییم که استعلام آنلاین ممکن نیست و باید از دفترخانه پیگیری شود. برای اسناد جدیدتر، شناسه و رمز تصدیق را وارد می کنیم و اگر پیام نبودن سند نمایش داده شد، آن را با شما بررسی می کنیم تا مشخص شود خطای ورود اطلاعات بوده یا سند باطل شده است. نتیجه همراه با توضیح موارد مغایر برایتان ارسال می شود.
ثبت سفارش
قبل از امضای هر قرارداد مهم، اصالت سند را بررسی کنید. پیش از امضای قرارداد، عکس وکالتنامه یا سند رسمی را برای 09355071372 ارسال کنید؛ ثبت درخواست استعلام اصالت سند هم ممکن است.