ارسال مدارک به ادارات از طریق ایمیل روشی است که بسیاری از سازمان ها، دانشگاه ها، شرکت ها و دادگاه ها برای دریافت مستندات به کار می برند. اما ارسال یک ایمیل بی عنوان با چند عکس کج و حجیم ممکن است نادیده گرفته شود یا به دلیل حجم زیاد اصلا به مقصد نرسد. کافی نت 365 مدارک شما را آماده، مرتب و همراه با متن اداری مناسب به ایمیل مقصد ارسال می کند.
ارسال مدارک با ایمیل به سازمان ها در چه مواردی کاربرد دارد و مخاطب آن کیست؟
در این خدمت مدارک شما اسکن یا از روی عکس به PDF تبدیل، کم حجم و با نام گذاری مشخص (مثلا کارت ملی، شناسنامه، مدرک تحصیلی) آماده می شود؛ سپس ایمیلی با موضوع واضح و متن رسمی شامل نام، کد ملی، شماره پرونده یا نامه و شماره تماس شما به آدرس اعلام شده از سوی اداره ارسال می شود. متقاضیان استخدام، دانشجویانی که مدارک را برای آموزش دانشگاه می فرستند، کسانی که شرکت یا اداره ای از آن ها مستندات تکمیلی خواسته و ایرانیان خارج از کشور بیشترین استفاده را از این خدمت دارند.
مدارک لازم برای ارسال مدارک به ادارات
برای ارسال ایمیل مدارک این موارد را آماده کنید:
- عکس یا اسکن مدارک خواسته شده
- آدرس دقیق ایمیل اداره یا شخص مقصد
- شماره پرونده، نامه یا درخواست (در صورت وجود)
- نام، کد ملی و شماره تماس برای درج در متن ایمیل
- متن یا توضیح خاصی که باید در ایمیل نوشته شود
شرایط و پیش نیازها
- ایمیل مقصد باید از منبع رسمی مانند سایت یا نامه خود اداره گرفته شده باشد
- مدارک باید متعلق به متقاضی یا با اجازه صاحب آن باشد
- برخی ادارات فقط ایمیل ارسال شده از ایمیل شخصی متقاضی را می پذیرند؛ در این صورت از ایمیل خودتان ارسال می شود
مراحل انجام ارسال مدارک به ادارات از طریق ایمیل
مراحل ارسال مدارک غیرحضوری از طریق ایمیل:
مرحله 1
مدارک و آدرس ایمیل رسمی اداره مقصد را در پیام واتساپ برای ما بفرستید.
مرحله 2
مدارک به PDF تبدیل، مرتب، کم حجم و نام گذاری می شوند.
مرحله 3
متن رسمی ایمیل با موضوع مشخص تنظیم و برای تایید شما ارسال می شود.
مرحله 4
ایمیل از حساب مورد توافق (ایمیل شما یا ایمیل مجموعه) ارسال می شود.
مرحله 5
تصویر ایمیل ارسال شده به عنوان رسید برای شما فرستاده می شود.
هزینه و زمان انجام
هزینه ارسال مدارک از طریق ایمیل به تعداد مدارک و نیاز به اسکن و ویرایش بستگی دارد و قیمت استعلامی است. ارسال ایمیل اداری معمولا در روز دریافت مدارک انجام می شود؛ زمان پاسخ اداره مقصد به خود آن سازمان بستگی دارد.
اشتباهات رایج و نکات مهم
- موضوع ایمیل را دقیق بنویسید؛ مثلا ارسال مدارک تکمیلی پرونده شماره فلان.
- همه مدارک را در یک یا چند فایل PDF با نام مشخص بفرستید، نه ده ها عکس جدا.
- حجم کل پیوست ها را کمتر از 20 مگابایت نگه دارید.
- اطلاعات تماس خود را در انتهای ایمیل درج کنید.
- رسید ارسال را نگه دارید و در صورت عدم پاسخ پیگیری کنید.
اگر ایمیل ندارید، ابتدا از ساخت ایمیل به نام خودتان استفاده کنید. برای آماده سازی فایل ها هم کم کردن حجم PDF و تبدیل عکس مدارک به PDF مفید است.
چرا ارسال مدارک از طریق ایمیل را به کافی نت 365 بسپاریم؟
آدرس ایمیل اداره و فهرست مدارک خواسته شده را بفرستید؛ مدارک اسکن، نام گذاری و در صورت نیاز کم حجم می شود و متن نامه اداری با موضوع و شماره پرونده شما نوشته می شود.
ما علاوه بر ارسال، ظاهر و ساختار ایمیل را اداری و حرفه ای تنظیم می کنیم تا مسئول مربوط سریع تر پرونده شما را پیدا و بررسی کند و احتمال گم شدن ایمیل کمتر شود.
پس از ارسال، تصویر صفحه ارسال شده با تاریخ و ساعت برایتان فرستاده می شود تا در صورت نیاز به اداره نشان دهید. مدارک شما فقط به آدرسی که خودتان تایید کرده اید ارسال می شود و روند کار را در پیگیری سفارش می بینید.
ثبت سفارش
برای ارسال مدارک، نشانی ایمیل اداره و اسکن مدارک را به شماره 09355071372 در واتساپ بدهید یا فرم ارسال مدارک را پر کنید. پاسخ پرسش های کلی در سوالات متداول کافی نت 365 آمده است.